Początkowym etapem dla pracodawcy jest spełnienie obowiązku informacyjnego.

Nie można zapomnieć przy tym o pracownikach nieobecnych w firmie z powodu długotrwałych zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich i wychowawczych.

Wpłata na PPK jest wyliczana na bazie przyjętej wysokości stopy procentowej oraz wysokości wynagrodzenia brutto pracownika stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Oznacza to, że te składniki wynagrodzenia, które są zwolnione z oskładkowania (np. diety), nie stanowią podstawy do naliczenia wpłat na PPK. Trzeba też zaznaczyć, że w zakresie ustalania wpłat na PPK nie ma zastosowania zasada 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia, ograniczająca maksymalną podstawę składek emerytalno-rentowych.

Wpłaty finansowane przez pracownika są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu. Z kolei wpłaty finansowane przez pracodawcę są zwolnione ze składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu (z wyjątkiem wpłat odprowadzanych od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu). Zgodnie z art. 26 ust. 5 ustawy o PPK wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracownik zapłaci jednak podatek od wpłat finansowanych przez pracodawcę.

Zatrudnianie osób wyłącznie na podstawie umów zlecenia nie wyłącza obowiązku utworzenia PPK przez zleceniodawcę. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy o PPK zleceniodawca należy bowiem do grupy „podmiotów zatrudniających”, które są wobec siebie równorzędne. Oznacza to, że zasadniczo już sam fakt posiadania statusu pracodawcy czy zleceniodawcy powoduje konieczność stosowania przepisów ustawy o PPK. Nie ma zatem znaczenia, że dany podmiot w ogóle nie zatrudnia na podstawie umowy o pracę, lecz zawiera jedynie umowy zlecenia.

Trzeba jednak podkreślić, że aby ustalić, czy i kiedy powstanie obowiązek tworzenia PPK, należy uwzględnić tylko konkretnie zdefiniowanych w ustawie zleceniobiorców, a mianowicie osoby fizyczne, które łącznie spełniają następujące warunki:

1. ukończyły 18. rok życia;
2. wykonują pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
3. podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu umowy łączącej zleceniodawcę i zleceniobiorcę.

Z niektórymi spośród pracowników pracodawca zawiera jednocześnie umowy zlecenia. Jeżeli osoba ta zostanie uczestnikiem PPK, wówczas podmiot zatrudniający jest zobowiązany do odprowadzania wpłat do PPK od wszystkich wypłaconych jej przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Należy przyjąć, że uczestnik PPK nie może wybrać źródła przychodów stanowiących tytuł do wpłat do PPK. Przedstawiony problem nie jest wprost rozstrzygnięty w ustawie o PPK, jednak biorąc pod uwagę przepisy ustawy systemowej[KW2] , należy uznać, że osoba zatrudniona, będąca uczestnikiem PPK, nie może zdecydować, czy wpłaty do PPK będą dokonywane z tytułu umowy o pracę, czy z tytułu umowy zlecenia zawartej z własnym pracodawcą. Dla takiego pracownika-zleceniobiorcy podstawą naliczenia wpłat do PPK zawsze będzie zsumowane wynagrodzenie z umowy o pracę oraz umowy zlecenia zawartej równolegle z własnym pracodawcą. Dotyczy to zarówno podstawowych (obligatoryjnych), jak i dodatkowych (dobrowolnych) wpłat na PPK.

Wpłaty do PPK (podstawowe i dodatkowe) stanowią określony w ustawie o PPK procent wynagrodzenia uczestnika PPK. Zasadniczo zaś wynagrodzenie jest definiowane jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (zgodnie z ustawą systemową). Co istotne, w ustawie systemowej w sposób szczególny jest uregulowana sytuacja zleceniobiorcy, który:

1. zawarł umowę zlecenia (ale także umowę agencyjną, umowę o dzieło, umowę o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy Kodeksu cywilnegoo zleceniu) ze swoim pracodawcą albo
2. wykonuje pracę na rzecz swojego pracodawcy w ramach umowy zlecenia (umowy agencyjnej, umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu).

Wówczas zleceniobiorca jest uważany za pracownika (art. 8 ust. 2a ustawy systemowej). Pracodawca, ustalając podstawę wymiaru składek z tytułu stosunku pracy, powinien zsumować wynagrodzenie ze stosunku pracy z wynagrodzeniem z umowy zlecenia. Konsekwencją uznania zleceniobiorcy za pracownika jest konieczność opłacania składek za zleceniobiorcę na zasadach obowiązujących w odniesieniu do pracowników. Nie ma przy tym znaczenia wysokość wynagrodzeń osiąganych z umowy o pracę i z umowy zlecenia.

Zleceniobiorca, który zawarł ze swoim pracodawcą umowę zlecenia, jest pod względem ubezpieczeniowym traktowany tak jak pracownik, a wynagrodzenia z umowy o pracę i zlecenia podlegają zsumowaniu. Nie ma więc podstaw, by w PPK dokonywać rozdziału umowy o pracę i umowy zlecenia, tak by tylko jeden z tych tytułów stanowił podstawę obliczania wpłat do PPK.